Succesvol onboarden: nieuwe medewerkers inwerken doe je zo!

Wat is een onboardingsprogramma?

Er zijn natuurlijk verschillende manieren om een nieuwe medewerker te verwelkomen. Een van die manieren is onboarding. Maar wat houdt dat nou precies in, een onboardingprogramma?

Onboarding wordt ook wel instroom genoemd. De letterlijke vertaling is ‘aan boord gaan’. Tijdens een onboardingstraject maakt een nieuwe werknemer kennis met het bedrijf. Onboarding heeft dan ook drie belangrijke voordelen:

1. Medewerkers zijn sneller productief. Nieuwe medewerkers vinden sneller hun weg in de organisatie, omdat ze van begin af aan de juiste tools, training en informatie krijgen. Dit zorgt ervoor dat ze sneller productief worden en sneller volledig onderdeel zijn van het team waarin ze komen te werken.
2. Het brengt meer werkgeluk. Door een goede onboarding voelen nieuwe medewerkers zich welkom, gewaardeerd en ondersteund. Een bedrijf laat zien dat het investeert in zijn medewerkers en er niet meteen vanuit gaat dat een nieuwe medewerker alles zelf wel oppikt.
3. Het verlaagt de kans op verloop. Wanneer medewerkers zich welkom en gezien voelen, blijven ze langer bij een bedrijf werken. Door een goed inwerkingsproces krijgen ze meer zelfvertrouwen en voelen ze zich prettig op hun werkplek. Dit bespaart een bedrijf ook tijd en geld, aangezien nieuw personeel werven altijd tijd en geld kost.
   

Oftewel: een goed onboardingprogramma helpt nieuwe medewerkers om productief en betrokken te worden, waardoor ze zich sneller thuis voelen en beter presteren in hun nieuwe rol. Maar hoe stel je dan een inwerkprogramma op?

De vijf C’s van onboarding

Talya Bauer, een gerenommeerd professor in management aan de Portland State University, heeft het concept van de vijf C’s van onboarding (Compliance, Clarification, Culture, Connection, Checkback) geïntroduceerd. Dit is inmiddels wereldwijd bekend.

1. Compliance (Naleving)

Compliance gaat over de formele en wettelijke vereisten die bij het inwerken komen kijken, zoals het invullen van papierwerk, arbeidsvoorwaarden, veiligheidstrainingen en bedrijfsregels. Als dit duidelijk is voor een medewerker, kan dit ongelukken, klachten, fouten, boetes en andere problemen voorkomen. Je kunt de nieuwe medewerker hierover informeren via een gesprek, een e-mail, of door te investeren in een video. Dit kan de medewerker later terugkijken, mocht dit nodig zijn.

2. Clarification (Duidelijkheid)

Het is van groot belang dat de rol, verwachtingen, verantwoordelijkheden, doelen en specifieke taken van de nieuwe medewerker duidelijk zijn. Hierdoor weet de medewerker precies wat er van hem of haar wordt verwacht. Je kunt dit verduidelijken door een ervaren medewerker te koppelen aan de nieuwe medewerker, die kan helpen en ondersteunen bij het begrijpen van de taken.

3. Culture (Cultuur)

De bedrijfscultuur is tegenwoordig erg belangrijk. Het is essentieel dat de nieuwe medewerker snel leert wat de waarden en normen van de organisatie zijn, zoals inclusiviteit en wederzijds respect. Ook ongeschreven regels spelen een rol. De gekoppelde ervaren medewerker kan hierbij helpen, bijvoorbeeld door te laten zien hoe leidinggevenden worden aangesproken, hoe het bedrijf omgaat met thuiswerken en hoe aan teambuilding wordt gedaan.

4. Connection (Verbinding)

Connection richt zich op het opbouwen van relaties binnen het team en de organisatie. Het is belangrijk om de nieuwe medewerker de ruimte te geven om collega’s te leren kennen, zowel in formele als informele omgevingen. Dit vergroot het gevoel van verbondenheid.

5. Checkback (Terugkoppeling)

Checkback draait om het opvolgen en evalueren van de onboarding. Regelmatige terugkoppeling geeft de medewerker vertrouwen en biedt de mogelijkheid om vragen te stellen en problemen te bespreken. Evaluaties zoals ‘hoe gaat het?’ en ‘zijn er nog onduidelijkheden?’ helpen om de onboarding effectief te maken en verbeterpunten aan te pakken.

Het belang van tijdsindicatie

Het is belangrijk om vooraf een tijdsindicatie te geven voor het inwerkprogramma. Welke activiteiten staan gepland en wie zijn erbij betrokken? Heeft de nieuwe medewerker een vast aanspreekpunt? Zorg ervoor dat, vóór de medewerker begint, alle benodigde documenten en programma’s gereed zijn, zoals contracten, leasedocumenten (voor laptop en/of telefoon), en de informatie die nodig is om de functie goed uit te voeren.

Introductiedag

Een introductiedag helpt om de medewerker snel kennis te laten maken met het bedrijf en collega’s. Tijdens de eerste werkweek is het belangrijk dat de nieuwe medewerker een ‘buddy’ heeft die hem of haar begeleidt. Dit verlaagt de drempel om vragen te stellen en helpt om de bedrijfscultuur en werkzaamheden sneller te begrijpen.

Na die eerste week kun je vaste momenten inplannen om de voortgang te bespreken en om de nieuwe medewerker gelegenheid te geven vragen te stellen.

Conclusie

Een goed onboardingprogramma zorgt voor een zachte en succesvolle landing binnen het bedrijf, waardoor nieuwe medewerkers sneller hun plek vinden en beter presteren.

Foto van Unsplash