Zo kies je als opdrachtgever de juiste freelancer/interimmer

Of je nu een startup bent, een groot bedrijf of een klein startend bedrijf: als je op zoek bent naar een freelancer of een interim professional, wil je snel de juiste persoon vinden. Het is dan handig om te weten welke stappen je moet nemen om uiteindelijk snel en efficiënt de juiste kandidaat te vinden.

Eerste stap

De eerste stap is om duidelijk te hebben hoe groot het project is. Is het een kortlopend project en heb je niet zo lang iemand nodig? Of is het een groter project waarvoor bijvoorbeeld een interim professional wenselijk is die minimaal een paar maanden in de organisatie werkzaam zal zijn? Daarnaast is het belangrijk om duidelijk te hebben wat de aard van het project is, wat je budget is en wat de vaardigheden, opleidingen en ervaring van de kandidaten moeten zijn.

Je hebt daarna twee opties: je gaat zelf op zoek, bijvoorbeeld via LinkedIn, Upwork of lokale freelance marktplaatsen, naar de juiste interim professional of freelancer. De andere optie is om een extern recruitmentbureau in te schakelen.

Inmiddels is er genoeg keuze aan recruitmentbureaus. Daarom is het goed om duidelijk te hebben waarin het bureau gespecialiseerd moet zijn. De digitale markt is bijvoorbeeld heel breed, en een recruitmentbureau dat helemaal in die wereld zit, weet sneller de juiste interim professional of freelancer voor je te vinden. Daarnaast kan een bureau ondersteunen in het sollicitatieproces.

Heb je je keuze gemaakt? Zelf op zoek of een recruitmentbureau inhuren? Dan is dit stappenplan handig om bij de hand te houden in je zoektocht naar de juiste freelancer of interimmer:

Stap 1: Opdracht
Je weet sneller wat je zoekt als je goed voor ogen hebt wat de opdracht gaat inhouden. Maak een lijst van de specifieke vaardigheden, ervaring en andere vereisten voor jouw project. Dit helpt een recruitmentbureau ook om gericht te zoeken naar kandidaten die perfect aansluiten bij jouw behoeften.

Bijvoorbeeld: heb je een front-end developer nodig? Of een back-end developer? Of is een goede UX’er misschien toch beter? Zoek je een SEO-specialist? Een recruitmentbureau kan je helpen om dit snel duidelijk te krijgen. Zij hebben veel ervaring met het schrijven van gerichte taakomschrijvingen en hebben vaak al kandidaten in gedachten die geschikt zouden kunnen zijn.

Stap 2: Organisatie
Als je duidelijk hebt wat de opdracht gaat inhouden en wie je zoekt, is het belangrijk om te laten zien wie jij bent. Geef een goede omschrijving van je organisatie en bedrijfscultuur. Voor interimmers en freelancers is de sfeer belangrijk.

Vertel meer over het team waarin de nieuwe medewerker komt te werken. Of er bijvoorbeeld samen wordt gegeten tijdens de pauze, of er activiteiten worden georganiseerd buiten werktijd, enzovoort. Interimmers en freelancers hebben al veel organisaties gezien en weten hierdoor vaak ook zelf goed in te schatten in wat voor soort organisaties ze graag werken.

Het is ook goed om van tevoren duidelijk aan te geven hoe er leiding wordt gegeven. Wordt er hiërarchisch leiding gegeven of is de sfeer juist heel los? Zorg er ook voor dat van tevoren duidelijk is wat er van de interimmer of freelancer wordt verwacht. Wees duidelijk over de beschikbaarheid: bijvoorbeeld of degene beschikbaar moet zijn buiten kantooruren, of dat de functie inhoudt dat er in wisseldiensten gewerkt moet worden.

Stap 3: Interim sollicitatie
Zodra er kandidaten in beeld zijn, is het tijd om de eerste checks uit te voeren: hoe zien de cv’s eruit? Hoe lang is iemand al zelfstandig? Blijft de persoon zichzelf ontwikkelen? Ben je nieuwsgierig geworden naar iets wat opvalt op de cv? Zorg dat je al een goed beeld hebt van de kandidaten en vragen opstelt voor het interim sollicitatiegesprek. Deze kunnen verschillen van de vragen die je stelt tijdens een sollicitatiegesprek met een kandidaat die je voor vast wil aannemen. Je hebt iemand nodig die zich snel aanpast aan de organisatie en je wilt natuurlijk weten of de persoon de vaardigheden heeft die nodig zijn voor de functie.

Zit je in de creatieve sector? Dan is het gebruikelijk om te vragen naar een portfolio. De meeste interimmers of freelancers hebben dit al klaarliggen. Op deze manier kun je gemakkelijker beoordelen of de kandidaat levert waar je naar op zoek bent.

Gaat het om een opdracht voor langere duur? Dan is het goed om referenties op te vragen. Onthoud wel dat er niet altijd een volledig objectief verhaal wordt verteld. Werk je samen met een recruitmentbureau, dan hebben zij vaak al feedback gehad uit eerdere organisaties. Zij kunnen je meer over de kandidaten vertellen.

Freelancers zijn gewend aan kortere doorlooptijden dan je misschien gewend bent. Vaak verwachten ze binnen drie werkdagen al een reactie. Schakel dus sneller dan je gewend bent tijdens een interim sollicitatie, voordat de kandidaat die jij op het oog hebt alweer ergens anders aan het werk is.

Stap 4: Praktische zaken
Heb je iemand op het oog? Of het nu via je eigen zoektocht is of via een gespecialiseerd recruitmentbureau, dan is het tijd om te onderhandelen. Hou in je achterhoofd dat talent geld kost en dat een interimmer of freelancer vaak duurder is dan een vaste werknemer.

Ook is het goed om alle juridische zaken goed te regelen. Stel een juridisch gecheckte overeenkomst op zodat er geen onduidelijkheden zijn. Hierin kan een recruitmentbureau ondersteunen.

Heb je de kandidaat gevonden? Zorg dan dat je goed met elkaar blijft communiceren en dat de interimmer of freelancer een vast aanspreekpunt heeft binnen de organisatie, zodat er altijd op tijd geschakeld kan worden.

Maak je gebruik van een recruitmentbureau? Zij houden ook altijd contact met de interimmer of freelancer en met jou, zodat er op tijd ingegrepen kan worden mocht dit nodig zijn. Het is voor een bureau niet klaar op het moment dat iemand is geplaatst.

Foto door Mimi Thian via Unsplash